1Cài app lên điện thoại
Địa chỉ sổ: https://so-thong-ke.pages.dev. Nếu bấm link trong Zalo, trang sẽ mở trong Zalo và không cài được. Bấm dấu ⋯ hoặc ⋮ góc trên, chọn Mở bằng trình duyệt.
iPhone (mở bằng Safari)
- Bấm nút Chia sẻ (ô vuông có mũi tên lên) ở thanh dưới.
- Kéo xuống, chọn Thêm vào MH chính.
- Bấm Thêm.
Android (mở bằng Chrome)
- Bấm nút Cài app góc trên. Không thấy thì bấm ⋮ → Cài đặt ứng dụng.
- Bấm Cài đặt.
Lần đầu mở app
Chọn tên mình (ví dụ Phạm Thị Phương Lan) rồi bấm Vào sổ. Máy nhớ tên cho các lần sau. Nút Đổi tên ở góc trên dùng khi mượn máy người khác.
Trên máy tính dùng cùng địa chỉ. Số liệu ở điện thoại và máy tính là một, sổ tự làm mới mỗi phút.
2Ghi việc hằng ngày (tab Hôm nay)
Làm xong việc nào thì ghi ngay việc đó, không để dồn cuối ngày. Mỗi lần ghi mất khoảng 15 giây.
- Ở mục Ghi việc vừa làm, bấm nút đúng nhóm việc.
- Chọn thời gian xử lý (bấm nhanh 5 phút, 15 phút, 1 giờ…) và điền các ô. Ô có dấu * là bắt buộc.
- Nếu có dùng AI (ChatGPT, Gemini…) thì tích Có dùng AI hỗ trợ việc này và chọn công cụ.
- Bấm Lưu. Còn việc cùng loại thì bấm Lưu & thêm tiếp, sổ giữ lại nhóm việc, cán bộ, hình thức.
7 nhóm việc
Nhập đơn – hoá đơnNhập đơn, xuất hoá đơn, huỷ hoặc điều chỉnh đơn, hoá đơn. Ghi số lượng; nhập cả loạt thì ghi một lần với tổng số đơn.
Hồ sơ chậm nộp phí → bồi thườngHỗ trợ cán bộ làm giấy tờ cho khách chậm nộp phí. Ghi tên khách, cán bộ và bước xử lý. Cùng một khách xử lý nhiều ngày thì báo cáo chỉ đếm 1 hồ sơ.
Tạm ứng – quyết toánTạm ứng hoặc quyết toán cho cán bộ nộp phí: chọn loại, tên cán bộ, số tiền, số chứng từ.
Hợp đồng – thanh toán CTVSoạn hợp đồng CTV, làm thanh toán CTV hằng tháng: số CTV, số tiền, tháng thanh toán.
OPES & chăm sóc kháchLàm OPES vào thứ 3, thứ 6; hỗ trợ khách, gọi lại cho khách khi có phát sinh.
Đối soát đối tácĐối soát cuối tháng, đầu tháng: tên đối tác, kỳ, kết quả (khớp hoặc chênh lệch), số tiền chênh lệch.
Công việc khácTổng hợp KPI, họp, báo cáo, việc hành chính…
Sửa, xoá, xem ngày khác
- Ở mục Đã làm trong ngày, mỗi việc có nút Sửa và Xoá.
- Dùng mũi tên ‹ › hoặc ô ngày ở đầu trang để xem, ghi bù ngày trước.
- Thứ 7, Chủ nhật, ngày lễ vẫn ghi được việc phát sinh; sổ ghi chú là ngày nghỉ.
Báo cáo ngày
Cuối trang có Báo cáo ngày tự soạn từ các việc đã ghi. Bấm Chép gửi Zalo rồi dán vào nhóm Zalo nếu cần.
Lên kế hoạch từ ảnh: viết danh sách việc ra giấy, bấm 📷 Lên kế hoạch từ ảnh và chụp. AI đọc ra từng việc trong 15–30 giây. Kiểm tra lại chữ, nhóm việc, ngày rồi bấm Lưu; các việc đó vào mục Việc được giao.
3Nhìn lại ngày làm việc
Trước khi về, bấm Nhìn lại hôm nay ở tab Hôm nay và trả lời 4 phần, mất khoảng 1 phút:
- Nội quy: đi làm đúng giờ hay muộn (muộn thì ghi giờ đến, lý do), tăng ca bao nhiêu phút, giữ vệ sinh chung, tiết kiệm điện.
- Việc tích cực: có hỗ trợ đồng nghiệp không, dùng AI vào việc gì, học được gì từ người khác.
- Điều vui nhất hôm nay.
- Điều cần thay đổi hôm nay.
Phần này đi kèm báo cáo ngày và vào báo cáo tháng.
4Việc được giao (tab Giao việc)
Người giao việc
- Chọn ngày làm, người nhận, nhóm việc, hạn xong (ví dụ 16h00).
- Ghi nội dung việc; tích Việc gấp nếu cần.
- Bấm Giao việc. Nếu người nhận đã kết nối bot Zalo, bot nhắn ngay cho họ.
Người nhận việc
- Việc được giao hiện ở đầu tab Hôm nay. Việc chưa xong của ngày trước vẫn nằm lại, ghi quá hạn.
- Bấm trạng thái Chưa làm / Đang làm / Xong.
- Bấm Ghi vào sổ để ghi việc đó vào nhật ký; lưu xong sổ tự đánh dấu Xong.
- Phản hồi: ghi tiến độ, vướng mắc cho người giao. Sửa: đổi nội dung, ngày, hạn.
5Báo cáo (tab Báo cáo)
- Chọn Theo ngày hoặc Theo tháng, chọn người hoặc Tất cả nhân sự.
- Báo cáo tháng có: tổng số việc từng nhóm, biểu đồ thời gian từng ngày, bảng khối lượng theo ngày, chi tiết từng nhóm (theo việc, theo cán bộ / đối tác), mức dùng AI, việc được giao và phần nhìn lại ngày.
- Chép báo cáo để dán Zalo, Tải Excel để lưu, In / Lưu PDF trên máy tính.
18h hằng ngày (thứ 2 – thứ 6), bot Zalo tự gửi Giám đốc bản tổng hợp ngày của các sổ. Ghi sổ đầy đủ trước 18h để báo cáo đúng.
6KPI – Lương (tab KPI – Lương)
Mỗi tháng một bảng cho từng người (Lan, Dung). Chọn tháng và tên ở đầu tab. Tháng mới, sổ điền sẵn mức lương theo chế độ của từng người, mức ăn trưa và doanh thu kế hoạch tháng trước. Tháng 9/2026 đã nhập sẵn đúng bảng lương in của Phòng Kế toán.
Các bước đầu tháng (trước ngày 10)
- Chọn tháng vừa kết thúc.
- KPI: nhập doanh thu kế hoạch tháng và doanh thu thực thu (Lan: toàn Công ty; Dung: ngoài xe cơ giới toàn Công ty). Sổ tự tính % hoàn thành và lương KPI.
- Ngày công: nhập công thực tế, nghỉ phép (để trống nếu đủ công); nghỉ lễ và công chuẩn sổ tự tính theo lịch.
- Bảng lương: kiểm tra lương chức danh, phần bù, thưởng khác, Tổng công ty chi trả, thuế TNCN, trừ tạm ứng theo số Phòng Kế toán báo.
- Tự đánh giá: chấm 6 nhiệm vụ theo bản mô tả công việc (Hoàn thành tốt / Hoàn thành / Chưa hoàn thành) và ghi chú. Dưới mỗi nhiệm vụ có số liệu sổ đã ghi trong tháng.
- Ghi ngày gửi tổng hợp KPI cho Phòng Kế toán; sổ báo đúng hạn hay trễ so với ngày 10.
- Bấm Lưu. Bấm Chép bảng lương để gửi Zalo. Quản lý nhận xét và chuyển trạng thái Đã chốt.
Cách sổ tính lương (theo mẫu bảng lương của Phòng Kế toán)
| Cột | Cách tính |
|---|---|
| Tổng công | Công thực tế + nghỉ lễ + nghỉ phép. Công chuẩn = số ngày thứ 2 – thứ 6 trong tháng (gồm ngày lễ) |
| Lương chức danh | 5.072.000đ × tổng công ÷ công chuẩn (đủ công thì nhận đủ) |
| Thưởng hiệu suất | Phần bù cố định + lương KPI + thưởng khác. Từ tháng 10/2026: Lan bù 2.928.000đ (đủ 8 triệu), Dung bù 2.428.000đ (đủ 7,5 triệu) |
| Ăn trưa | 17.500đ × công thực tế |
| Giảm trừ | Trên mức đóng BHXH 5.072.000đ: BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1% = 532.560đ; công đoàn phí 0,5% = 25.360đ |
| Còn được nhận | Tổng cộng − giảm trừ − Tổng công ty chi trả − thuế TNCN − trừ tạm ứng |
Công chuẩn ví dụ: tháng 10/2026 là 22 công; tháng 9/2026 là 22 công gồm 2 ngày lễ 1/9, 2/9. Ô nào để trống thì sổ tự tính theo lịch.
Lương KPI (văn bản 06/26/CV/DBV-NHH)
Lan – Tổ thống kê (mục 2a), xét doanh thu toàn Công ty:
| Doanh thu kế hoạch tháng | Mức tối đa | Điều kiện |
|---|---|---|
| Từ 1 tỷ đồng trở lên | 1.000.000đ | Hoàn thành từ 70% kế hoạch |
| Từ 700 triệu đến dưới 1 tỷ | 700.000đ | Hoàn thành từ 80% kế hoạch |
| Từ 500 triệu đến dưới 700 triệu | 500.000đ | Hoàn thành từ 80% kế hoạch |
Đạt điều kiện thì nhận mức tối đa × tỷ lệ hoàn thành, không vượt mức tối đa.
Dung – Nghiệp vụ (mục 3), xét doanh thu thực thu ngoài bảo hiểm xe cơ giới toàn Công ty: hoàn thành từ 150% được 1.000.000đ, từ 100% được 700.000đ, từ 80% được 500.000đ.
Ví dụ: Lan tháng 10/2026, đủ 22 công
Giả sử kế hoạch toàn Công ty 5 tỷ, thực thu 4 tỷ: hoàn thành 80%.
| Lương chức danh | 5.072.000đ |
| Thưởng hiệu suất: bù 2.928.000đ + KPI 1.000.000đ × 80% | 3.728.000đ |
| Ăn trưa 17.500đ × 22 | 385.000đ |
| Tổng cộng | 9.185.000đ |
| BHXH, BHYT, BHTN 10,5% + công đoàn 0,5% trên 5.072.000đ | − 557.920đ |
| Còn được nhận | 8.627.080đ |
Số liệu ví dụ chỉ để minh hoạ. Bảng lương chính thức do Phòng Kế toán quyết toán.
7Nhân sự, ngày lễ, bot Zalo (tab Nhân sự)
- Nhân sự được theo dõi: tích người thuộc tổ thống kê rồi bấm Lưu danh sách. Ai tự ghi việc vào sổ cũng được thêm tự động.
- Ngày nghỉ lễ: mỗi dòng một ngày, dạng dd/mm/yyyy Tên ngày lễ. Khi Chính phủ công bố lịch nghỉ hoặc hoán đổi ngày làm việc thì sửa ở đây; ngày công chuẩn các tháng tự tính lại.
- Bot Zalo nhắc việc: quản lý dán mã bot một lần. Từng người mở bot trên Zalo, nhắn hi, rồi bấm Kết nối ở dòng tên mình. Bot nhắc 8h việc trong ngày, 30 phút trước giờ hạn, khi có việc mới, và 16h30 việc chưa xong.
8Lịch tuần, tháng của tổ thống kê
Thứ 2Đơn, hoá đơn
Thứ 3Làm OPES
Thứ 4Đơn, hoá đơn
Thứ 5Đơn, hoá đơn
Thứ 6Làm OPES
- Hằng ngày: ghi việc ngay khi làm xong, nhìn lại ngày trước khi về.
- Trong tuần: có phát sinh thì hỗ trợ khách, gọi lại cho khách.
- Cuối tháng – đầu tháng: đối soát với các đơn vị đối tác.
- Trước ngày 10: tổng hợp KPI gửi Phòng Kế toán, lập bảng lương tháng trước trong tab KPI – Lương.
- Hằng tháng: thanh toán cộng tác viên.